Arsip perkara adalah dokumen negara yang dikelola oleh Pengadilan, arsip perkara juga menjadi bahan referensi hukum dan ilmiah bagi para pihak yang berperkara dan peneliti serta dunia akademik khususnya di bidang hukum. Sebagai dokumen penting, keberadaan arsip perkara harus tertata rapi, terkelola dan terpelihara dengan baik.

Proses pengelolaan arsip perkara di Pengadilan Agama Ngawi dilakukan dalam dua cara yaitu secara manual dan digital. Pengelolaan arsip perkara secara manual disusun secara kronologis yang dimulai dari daftar isi, surat gugatan, surat kuasa untuk membayar (SKUM), penetapan majelis hakim, penunjukkan panitera pengganti, penunjukkan jurusita, relaas panggilan, berita acara sidang, kemudian putusan dan yang urutan terakhir pengembalian sisa panjar. Selanjutnya berkas disimpan dalam boks dan ditempatkan diatas rak dengan berurut. Setiap boks di buat label sesuai dengan jenis perkara, nomor perkara dan tahun perkara. Selanjutnya, pada rak arsip di buat Daftar isi Rak (DIR).

Selain itu, untuk memudahkan monitoring arsip perkara dilakukan penginputan arsip pada aplikasi E-Arsip yang memuat nomor perkara, letak arsip, jenis putusan, tanggal arsip digital dan tanggal boks. Aplikasi E-Arsip merupakan salah satu inovasi di Pengadilan Agama Ngawi.

Sedangkan proses pengelolaan arsip perkara secara digital dilakukan dengan alih media arsip perkara. Alih media arsip adalah upaya yang dilakukan untuk melakukan pemeliharaan arsip melalui perubahan media simpan arsip dalam bentuk elektronik/media lainnya sesuai dengan kemajuan teknologi dan informasi sesuai peraturan perundang-undangan. Tujuan alih media ini antara lain untuk melestarikan kandungan informasi yang direkam dan dialihkan pada media lain, melestarikan bentuk fisik asli bahan pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin, menciptakan efisiensi dan efektivitas penyimpanan arsip perkara, serta menciptakan percepatan dalam proses penemuan kembali arsip perkara.

Selain itu, terdapat arsip elektronik yang tersedia pada SIPP yang merupakan salah satu bentuk transformasi arsip berkas perkara yang sudah berkekuatan hukum tetap dalam bentuk digital sehingga dapat di tata, dikelola dan diawasi dengan mudah. Pada arsip elektronik di SIPP menampilkan informasi lengkap tentang arsip berkas perkara mulai dari nomor perkara, nomor ruang, nomor rak lemari, tanggal masuk, hingga status berkara.

Arsip elektronik yang tersedia pada SIPP ini memudahkan arsiparis untuk menata, mengelola dan mencari berkas perkara yang dimaksud hanya dengan mengetik nomor perkara yang akan dicari pada kolom kata kunci, SIPP akan menampilkan daftar arsip berkas perkara yang sudah di unggah.

Tahapan dalam melakukan arsip berkas perkara secara digital yaitu berkas perkara yang sudah berkekuatan hukum tetap di scan terlebih dahulu dalam format .pdf. setelah berkas perkara di scan kemudian klik “Tambah Arsip”. Selanjutnya input nomor ruang, nomor rak, nomor tingkat, nomor boks, nomor perkara, tanggal masuk, staff yang menyerahkan dan menerima serta status berkas perkara yang terdiri dari “ada, dipinjam, dan penghapusan”.

Dalam kesempatan tersebut A. Mahfudin, S.Ag., M.H., selaku Ketua Pengadilan Agama Ngawi menegaskan pentingnya pengelolaan arsip perkara yang baik, terkelola dan terpelihara. Pengelolaan arsip yang baik memudahkan pelayanan pengadilan, akses informasi yang cepat. Beliau berharap kepada petugas arsip untuk bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip perkara agar mengelola dan menjaga arsip dengan sebaik mungkin. LS